Si has notado que en tu empresa hay contratiempos en su funcionamiento, pero no encuentras una solución, es posible que tengas problemas en el funcionamiento del espacio. En este artículo te hablaremos del Space planning y cómo puede ayudarte a dar forma y solución aplicando conocimientos técnicos y prácticos que den una respuesta completa a tus necesidades de espacio.
Pero, ¿qué es el space planning? Lo entendemos como el proceso de diseño y organización de los espacios interiores de un edificio o lugar. Esto implica la implementación y disposición de los elementos que lo conforman, como son las áreas de trabajo, muebles, maquinaria, zonas de descanso, etc. Esta distribución debe guiarse por la eficiencia y funcionalidad, teniendo como base los requerimientos del cliente.
La pandemia de la Covid-19 planteó retos importantes para las empresas, quienes tuvieron que ofrecer seguridad, limpieza y comodidad a sus colaboradores. Mientras se modificaban las dinámicas de trabajo, el teletrabajo y las modalidades híbridas se revelaron como soluciones emergentes. Durante 2020 y 2021, según la OIT, nueve de cada diez oficinas eligieron alguno de estos modos de trabajo y en todo el mundo se calcula que uno de cada cinco trabajadores realizaron sus labores de forma remota. En 2022 surgía la pregunta: ¿los centros de trabajo volverían a ser los mismos o debían replantearse?
Mi meta es entender las necesidades de cada lugar para diseñar el espacio perfecto
CÓMO REALIZAR UN BUEN FLUJO DE SPACE PLANNING
Santiago Tamayo, especialista en Workplace de Page, nos explicó que los espacios de trabajo se encuentran en constante transformación y lo han hecho desde su origen. “No se tienen los mismo desafíos o necesidades que hace 50 años”, añadió, además, “antes se daba prioridad a la linealidad y acomodo, mientras que ahora la comodidad y adaptabilidad son esenciales”.
En su experiencia, Santiago nos comenta que, si bien tras la pandemia se le dio un valor importante al trabajo remoto, no debemos olvidar que en México, tan solo el 22% de los trabajos pueden realizarse desde casa. Con estas nuevas perspectivas, analiza el desarrollo de espacios para cada cliente.
Los espacios de trabajo no se limitan a una oficina en la ciudad, sino que su definición se ha ampliado a otros lugares igual de importantes. “No debemos olvidar que cada país y negocio tiene necesidades diferentes”, comenta Santiago. “Ahora se les da la misma importancia a las escuelas, hospitales, fábricas, entendiendo que cada una tiene necesidades diferentes que la planificación de espacios debe atender, pues es ahí donde los colaboradores realizan sus actividades, interactúan y resuelven los desafíos diarios”.
CÓMO SE REALIZA EL SPACE PLANNING
La planificación del espacio por parte de Santiago comienza por considerar varios factores clave. En primer lugar, se analizan los requisitos, tanto del cliente, como las necesidades de los usuarios, tomando en cuenta su funcionalidad, tamaño y distribución del espacio para así maximizar la eficiencia y productividad. Se necesita conocer datos demográficos como la cantidad de hombres, mujeres; edades y estado civil, así como necesidades de comunicación.
Cada espacio es único necesita soluciones a medida
Después de entender los requerimientos y necesidades, Santiago toma en cuenta la ergonomía, comodidad y los servicios necesarios, así como el cumplimiento de las normativas y regulaciones. Se presenta un esquema de posición de los muebles y equipos así como las consideraciones respecto a la iluminación adecuada, además de evaluar la temperatura y la calidad del aire para asegurar un entorno cómodo y saludable.
Por otro lado, se considera la infraestructura tecnológica del proyecto, como el cableado y los puntos de acceso a internet, para cubrir las necesidades de conectividad. También se asegura que el diseño cumpla con las normativas locales, garantizando la seguridad y el bienestar de los colaboradores que se desarrollarán en el espacio.
Antes de presentar la solución de espacio, Santiago presta atención a la estética y la identidad de marca, reflejando la imagen corporativa y los valores de la organización. Es así que se crea un diseño eficiente y armonioso que satisfaga las necesidades de los directos y usuarios.
CONOCER LAS NECESIDADES DEL ESPACIO
Al realizarse la planeación de espacios, se toman en cuenta metodologías estadísticas que analizan el área y los tiempos de uso para dar soluciones. Es decir, se analiza cómo se desenvuelven las personas en las distintas áreas y su relación con el mobiliario o equipo de trabajo. Con esto se construye un primer acercamiento que se ajustará posteriormente. Después se da paso a implementar in situ los cambios que se obtuvieron tras el análisis para atender las situaciones más cercanas al uso diario. De ahí que el space planning sea un proceso artesanal.
Para Santiago Tamayo, el space planning desempeña un papel fundamental para las empresas al integrar ideas clave en el diseño de sus espacios de trabajo. En primer lugar, se busca optimizar el uso del espacio, evitando áreas infrautilizadas y maximizando la eficiencia. Al mismo tiempo, busca estimular la creatividad y la innovación al diseñar espacios atractivos que fomenten la comunicación de ideas y soluciones. Por último, tiene en cuenta el bienestar de los empleados, integrando elementos que promueven la salud y el equilibrio.
Asimismo, considera eficiencia energética y el uso de materiales duraderos, lo que beneficia tanto al medio ambiente, como a la imagen de la empresa. Por último, el space planning crea una experiencia positiva al guiar a los clientes de manera intuitiva, ofrecer áreas de espera cómodas, o exhibir los productos de manera atractiva dependiendo de las necesidades de cada empresa o sector. Estos elementos, en conjunto, posibilitan que las empresas desarrollen entornos laborales que estimulan la productividad, la creatividad y el bienestar, generando satisfacción, tanto entre los empleados como entre los clientes.
EL ESPACIO IDEAL
“Contrario a lo que antes se pensaba sobre los espacios, ahora se da más prioridad a la practicidad y comodidad de las personas que más tiempo pasan en los centros de trabajo”, finaliza Santiago. Todo lo aprendido debe complementarse con las piezas de mobiliario y las estaciones de trabajo que van cambiando dependiendo de lo que se establezca.
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