Según el Project Management Institute (PMI), el 35% de los proyectos fallan debido a una planificación y documentación inadecuadas. Un estudio de McKinsey encontró que el 75% de los retrasos en proyectos de construcción e ingeniería se deben a errores de comunicación, muchos relacionados con documentación deficiente.
Por lo anterior, en cualquier proyecto de arquitectura, la documentación de las ingenierías en sus diferentes disciplinas actúa como la columna vertebral que garantiza la correcta ejecución, gestión y supervisión de las instalaciones críticas, incluyendo las eléctricas, hidráulicas y de aire acondicionado.
Desde el diseño inicial hasta la entrega final, la documentación es el puente que conecta a todos los involucrados, desde los dueños o desarrolladores, arquitectos, ingenieros y técnicos, hasta contratistas y operadores. Por eso, hoy exploraremos su importancia y los elementos clave que debe abarcar, y cómo en Page nos guiamos por las mejores prácticas para asegurar que la documentación de tu proyecto cumpla con los más altos estándares de calidad y eficiencia.
¿Qué es la documentación en proyectos de ingeniería y para qué sirve?
La documentación en proyectos de ingeniería es el conjunto de registros, cálculos, planos, especificaciones técnicas y otros documentos que dimensionan sistemas, recopilan, detallan y respaldan cada etapa del proyecto. Más que un simple registro de actividades, sirve para la correcta planificación, ejecución, monitoreo y mantenimiento de las instalaciones, dentro de los límites de tiempo y presupuesto.
Los objetivos específicos de la documentación en ingeniería pueden resumirse del siguiente modo:
Comunicación efectiva: La documentación permite que todos los involucrados (propietarios, ingenieros, técnicos, contratistas, clientes y operadores) tengan una comprensión clara y precisa del proyecto. Esto reduce la posibilidad de malentendidos y asegura que todos trabajen hacia los mismos objetivos. Empresas que utilizan sistemas de gestión documental (como Procore o Autodesk Construction Cloud) reportan una mejora del 40% en la coordinación entre equipos multidisciplinarios.
Cumplimiento normativo: En muchos proyectos de ingeniería, existen regulaciones y normativas que deben cumplirse. La documentación actúa como evidencia de que el proyecto se ajusta a las leyes, códigos de construcción y estándares de calidad requeridos. Cumplir con estándares como ASHRAE, ISO o NFPA puede reducir los riesgos legales hasta en un 50%.
Control de calidad y supervisión: Al detallar procedimientos, materiales y especificaciones, la documentación garantiza que cada parte del proyecto cumpla con los estándares de calidad y permite a los supervisores realizar un seguimiento detallado del progreso. Estudios realizados en la UPC (Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas) indican que el 56% de los errores detectados en proyectos están relacionados con información ambigua o faltante en los planos y especificaciones. Las correcciones de errores en documentación tardía incrementa el costo de un proyecto hasta en un 15%.
Mantenimiento: La documentación es una guía esencial para el mantenimiento, reparación o futuras modificaciones del proyecto, facilitando al personal técnico el acceso a toda la información necesaria. Por ejemplo, la integración de estándares internacionales (ISO 9001 o ASHRAE) resultó en un 20% más de eficiencia en proyectos complejos, lo cual se traduce en ahorro para los propietarios o desarrolladores.
Gestión y control del proyecto: La documentación permite realizar un seguimiento detallado de los recursos, costos, tiempos y riesgos asociados, facilitando la toma de decisiones informadas y la planificación eficiente. Los errores se reducen en un 65% cuando toda la documentación está centralizada y es fácilmente accesible. También el uso de plataformas digitales puede incrementar la productividad en proyectos hasta en un 15%, según Deloitte.
¿Qué pasa si no atendemos la documentación de ingeniería al pie de la letra?
La documentación deficiente de las ingenierías de un proyecto puede afectar gravemente tiempos de entrega, costos, seguridad, calidad y satisfacción del cliente, además de generar problemas legales y operativos a largo plazo.
Retrasos en el proyecto
Cuando la documentación es incompleta, confusa o desorganizada, los equipos involucrados no tienen claro cómo proceder, lo que genera demoras. Esto puede afectar desde el proceso de selección de contratistas, hasta la coordinación entre los diferentes departamentos, paralizar la continuidad del proyecto o requerir revisiones y ajustes constantes que retrasan la entrega final.
Aumento de costos
Los errores de documentación suelen resultar en sobrecostos imprevistos. Esto puede ser por omisiones, o por la necesidad de corregir errores en la ejecución, retrabajos, cambios o ajustes de último minuto en los materiales o métodos, y gastos adicionales en mano de obra. El 10-30% del costo de un proyecto puede atribuirse a la mala calidad, incluidos errores y reprocesos derivados de documentos inexactos o incompletos. Documentar adecuadamente puede reducir costos de reproceso hasta en un 25%, según la Construction Industry Institute (CII).
Problemas de calidad
Una documentación inexacta o incompleta puede llevar a que los equipos no se cumplan los estándares en los que se basó el criterio de diseño, resultando en defectos de calidad de los sistemas. Esto compromete la mala y altera el desempeño de los sistemas, así como la durabilidad de la obra, obligando a realizar costosas reparaciones o ajustes en sitio. Esto también puede repercutir en el desempeño energético del inmueble.
Riesgos de seguridad
Existen normas estrictas para garantizar la seguridad de los proyectos de ingeniería. Descuidar la documentación puede dar lugar a errores estructurales, fallos en sistemas críticos o incumplimiento de regulaciones de seguridad, así como aumentar el riesgo de accidentes durante la construcción o en la operación futura, lo cual puede acarrear serias consecuencias legales. El 60% de las inspecciones de seguridad en proyectos de ingeniería detectan problemas relacionados con documentación inadecuada (OSHAcademy).
Sanciones ambientales
Una documentación incorrecta puede resultar en multas, sanciones, revocación de permisos o incluso la cancelación del proyecto por cuestiones relativas al cumplimiento medioambiental, lo cual daña la reputación de la empresa y genera altos costos asociados. Dificultad en el mantenimiento, reparaciones y remodelaciones Si no se documentan correctamente los procedimientos, materiales o especificaciones, las tareas de reparación, mantenimiento o actualizaciones futuras se vuelven más complejas, costosas y propensas a errores.
Conflictos entre las partes
Cuando la información no está claramente definida, surgen malentendidos entre los diferentes actores del proyecto: ingenieros, contratistas, proveedores y clientes. Esto puede llevar a conflictos contractuales, disputas legales o la necesidad de renegociar acuerdos. Empresas que implementaron sistemas de gestión de calidad documentaron una disminución del 50% en reclamaciones contractuales.
Conoce los distintos tipos de documentos de ingeniería en tu proyecto
Existen diversos tipos de documentos que forman parte de la documentación de ingeniería, cada uno con un propósito específico dentro del ciclo de vida del proyecto. Los más relevantes que debes tomar en cuenta al trabajar con un despacho de diseño son los siguientes:
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Estudio de viabilidad: Evalúa si las soluciones propuestas son técnica y económicamente viables antes de iniciar su desarrollo, analizando factores como costos, recursos y riesgos.
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Planos técnicos: Son representaciones gráficas de los diseños de ingeniería que incluyen detalles sobre las estructuras, sistemas y componentes del proyecto.
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Especificaciones técnicas: Describen los materiales, equipos y métodos de control de calidad que se deben utilizar en la instalación de equipos para la correcta ejecución del proyecto, asegurando que todo se ajuste al diseño y desempeño calculado.
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Memorias de cálculo: Documentan los cálculos realizados para garantizar que las estructuras o sistemas funcionen de manera segura y eficiente, demostrando el cumplimiento con normas locales e internacionales.
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Manuales de operación y mantenimiento: Describen cómo deben operarse y mantenerse los equipos o sistemas una vez terminada la obra.
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Cronograma del proyecto: Se trata de un calendario detallado que establece los tiempos para cada etapa, de modo que todos los involucrados puedan verificar las mismas, así como los entregables en cada una de ellas.
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Presupuesto: Estima los costos totales del proyecto, desglosando los gastos, desde la planeación, el diseño, y la construcción, incluyendo materiales, mano de obra, equipos y contingencias, para asegurar una correcta asignación de recursos.
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Documentación legal y normativa: Incluye licencias, permisos y certificaciones necesarias para cumplir con las normativas aplicables.
¿Cuál es la normativa de documentación en ingeniería que aplica para tus proyectos?
La normativa en la documentación de ingeniería varía según el país y el tipo de proyecto, en el caso de México son las NOM, pero en general, existen estándares internacionales como ASHRAE, NEC, IEC, IPC, ISO 9001 o el UNE 157001:2014 (Criterios generales para la elaboración formal de los documentos que constituyen un proyecto técnico), que proporcionan un marco sólido para planificar, ejecutar y controlar proyectos de ingeniería, y estableciendo requisitos para gestionar la documentación técnica, garantizando su disponibilidad e integridad a lo largo del proyecto.
Algunos de los requisitos mínimos que la documentación siempre debe cumplir para asegurar la calidad y la seguridad en el desarrollo de un proyecto de ingeniería son:
Precisión y claridad: Toda la información debe estar claramente especificada para evitar ambigüedades.
Trazabilidad: La documentación debe permitir rastrear el origen de cualquier decisión, cambio o error a lo largo del proyecto.
Accesibilidad: Debe estar disponible para todas las partes involucradas en el momento adecuado, sin retrasos ni barreras de acceso.
Algunas buenas prácticas para garantizar esto son:
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Revisión y aprobación por expertos en la materia antes de que los documentos sean distribuidos a los equipos de trabajo.
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Utilizar formatos estandarizados para todos los documentos, que faciliten su comprensión y revisión.
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Recurrir a sistemas o plataformas de gestión documental que permitan el fácil acceso, edición y almacenamiento para evitar pérdidas de información.
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Uso de Modelado de Información de Construcción (BIM), que permite centralizar toda la información en un solo modelo digital. Un informe de Autodesk en 2024 señala que el 85% de las empresas planean invertir en inteligencia artificial para mejorar la calidad y precisión de la documentación.
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Actualización periódica para incluir cualquier cambio en el diseño, materiales o procedimientos.
Page: proyectos que enamoran, documentación que garantiza el éxito
Una documentación técnica clara y bien estructurada es esencial para garantizar que todos tus sistemas y equipos de ingeniería funcionen correctamente, la comunicación fluida entre todos los involucrados, el cumplimiento normativo y a la prevención de riesgos, no solo durante la ejecución del proyecto y a lo largo de su ciclo de vida. En Page, un equipo multidisciplinario de arquitectos, ingenieros y diseñadores se asegura de crear soluciones integrales y perfectamente documentadas para llevar a cabo la ejecución del modo más eficiente posible. Nuestro enfoque en la innovación y el uso de herramientas avanzadas nos permiten asegurar que cada proyecto cumpla con los más altos estándares de calidad. ¡Contáctanos para convertir tus ideas en realidad!
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