En el mundo del diseño y la arquitectura muchas veces se cometen grandes errores por la ausencia de planeación de instalaciones y la mala comunicación entre todos los entes involucrados. Solo a partir del desarrollo previo del proyecto se puede conseguir el éxito actual en el mundo de la construcción.
La factibilidad y la planeación de instalaciones es importante debido a que minimiza el riesgo de que los proyectos no lleguen a sus objetivos. Cuando no existe análisis y planeación en un proyecto, generalmente aparecen obstáculos complicados en el cumplimiento de los compromisos adquiridos, incrementando la utilización de recursos, el tiempo y, obviamente, los costos. Lo único que disminuye en estos casos es la reputación de despacho de diseño y arquitectura que ofrece el servicio.
También hay que entender que cuando un proceso fracasa las razones principales suelen ser la toma de decisiones previo al inicio del proyecto se debe a las decisiones que se tomaron previamente, sin consultar las necesidades reales del negocio. Es por esto que resulta imperativo, estratégicamente hablando, que el cliente tome buenas decisiones y que los especialistas en el sector de la planeación de instalaciones se acerquen al cliente antes de que inicie un proyecto de real estate para determinar si se pueden cumplir o no las expectativas y metas y de esta manera el cliente aterrice qué es alcanzable y qué metas tienen que ser modificadas de acuerdo a las condicionantes que se tienen, las cuales pueden ser económicas, técnicas, de tiempo o alcance.
Según Gerardo Cázares, Gerente Regional de Desarrollo de Negocios de Page, “La factibilidad dentro de un proyecto la aporta las herramientas analíticas que permiten saber si un proyecto va a ser un éxito o no.” En su experiencia, hay que evaluar si se cuenta con todas estas herramientas para saber si se está alineado con el proceso; es decir, “saber a quién hay que involucrar y qué se tiene que evaluar para luego determinar si se concatenan los objetivos”, señaló.
En qué consiste la planeación de instalaciones
Se trata de un proceso sistemático y analítico en el que se siguen algunos pasos para verificar que se tenga claro cuáles son las necesidades del proyecto y qué se necesita para iniciarlo. Luego, según van avanzando los pasos, se van analizando los elementos para que el proceso sea del éxito que se proyectó en un principio.
La parte inicial implica saber qué quiere el cliente y qué se quiere proyectar. Hay que asegurarse de que lo que el gerente/administrador del proyecto, el cliente, el proyectista y el constructor quieren esté alineado con la misma visión, sin que entre ellos haya ningún tipo de diferencia. Este es como una especie de diálogo perfecto con ideas que concatenan con todos los sectores involucrados.
Aunque esto puede sonar lógico y sencillo, muchas veces no es fácil, porque los clientes no saben lo que quieren, pero sí saben lo que no quieren. Esto implica que haya que conducirlos para que encuentren las respuestas precisas sobre sus necesidades y gustos.
Hay que evaluar siempre cuáles son los objetivos del proyecto para luego analizar qué tan factible es o no. Esto empieza con un estudio analítico para saber si todos los departamentos de la empresa están alineados y que nos den indicadores que se conviertan en requerimientos.
Las responsabilidades del diseñador y el trabajo en equipo
En palabras de Juan Eliud Arriaga, Gerente de Proyecto de Ingenierías MEP de Page, muchas veces “es responsabilidad del diseñador entrevistarse con el cliente y hacerle ver que no tiene las ideas tan claras como piensa e invitarlo a llegar a una idea más definida”, todo esto antes del comienzo de la obra, señaló.
Existen varias personas que se involucran en todo el proceso de la planeación de instalaciones y las cuales tienen diferentes funciones. De allí aparecen los líderes que toman las decisiones según la importancia de los departamentos y están involucrados con la operación del proyecto, siempre de la mano de un tema de estrategia. Estos individuos pueden ser: · Todos los involucrados desde las diferentes unidades de negocios · Los operativos y las áreas de soporte que conocen al usuario final · El usuario final, el que opera el negocio.
Todos estos individuos involucrados son dirigidos a su vez por la gerencia de proyectos interna que hace que todo el equipo trabaje con metas en común. Pero las tareas no terminan allí, porque posteriormente se hace un seguimiento a lo que se ha hecho y se evalúa que el buen funcionamiento continúe.
Consecuencias de la ausencia de planeación
Hay proyectos con muchos retos que podrían haberse llevado a cabo sin tantas dificultades de haber existido un diálogo y una buena planeación antes de iniciar el proyecto. Es en la fase de diseño en la planeación de instalaciones cuando se toman las decisiones sobre cómo van a funcionar los sistemas el presupuesto y costo paramétrico de cada uno, el manteniemiento que se debe de realizar, entre otras decisiones que debe de tener completa injerencia el cliente. Y cuando se involucra al cliente, él participa de la toma de decisiones.
Los diseñadores deben pensar primero en las necesidades del cliente que en cumplir sus caprichos, por ejemplo, cuando el cliente solicita cierto tipo de pisos, pero según la actividad comercial que desempeña lo que quiere no es lo adecuado.
Los clientes dan por hecho muchas veces que durante la marcha se pueden tomar decisiones y cambiar lo establecido en la planeación inicial. Sin embargo, esa es una manera incorrecta desde el punto de vista de la inversión. La mejor solución es primeramente presentarle las opciones que tiene para cada uno de los sistemas y con esto pueda analizar y tomar la decisión que más este alineada a su estrategia. Debemos recordar que el proceso de factibilidad es lo que da la estrategia y el proceso de diseño son las tácticas; desde ese punto se alimenta todo el proyecto.
Mientras más se le invierta en tiempo al diseño y la planeación, se va a lograr reducir el tiempo en la ejecución final de la obra. Debe ser el objetivo de los especialistas en arquitectura y diseño de ingenierías el buscar nuevas formas de comercializar los servicios dando valor al cliente para que este pueda tomar mejores decisiones y así darle más valor a la industria. Como lo comenta Igor Mayorga en el podcast de Amic Talks, “Sale más barato un buen servicio de asesoría al inicio de una obra que demoler un trabajo mal hecho”.
