Pocas cosas nos emocionan tanto como arrancar con un nuevo proyecto en las etapas de space planning y test fit: nuestros expertos trabajan desde la intersección entre creatividad, innovación y diseño para generar propuestas desafiantes pero eficientes, capaces de extraer todo el potencial oculto de cualquier espacio y ofrecer una experiencia inigualable tanto al cliente como al usuario final.
¿Qué es el space planning y por qué se necesita para un test fit exitoso?
Imagina que necesitas una nueva oficina porque tu empresa se está expandiendo, y rentas un edificio con nuevo espacio para poder contar con más salas de juntas, comedor para tus colaboradores, áreas de bienestar, etc. En otras palabras: no solo quieres crecer o reubicarte, también quieres evolucionar la experiencia de tu equipo de trabajo con mejores instalaciones o incluso aumentar la rentabilidad de tus instalaciones con una mayor productividad o mejores amenities para destacar tu propuesta de valor en el mercado inmobiliario.
Gracias al proceso de planeación y programación del espacio o space plannig, arquitectos, diseñadores e ingenieros trabajan y desarrollan en conjunto un plan detallado para distribuir eficientemente el requerimiento de espacios del cliente.
El Test fit se refiere al documento geométrico, estético, numérico y normativo (funcional) y los planos en donde comprobamos visualmente que, efectivamente, todo cabe y funciona en el espacio que tenemos disponible, sin comprometer de ninguna manera la comodidad básica de los usuarios y de acuerdo a las normativas aplicables, por ejemplo, relacionadas con las salidas de emergencia o el ancho mínimo de los pasillos. Además, Tiene una extrema relación con el programa arquitectónico, programa de requerimientos, y headcount.
A diferencia del Test-fit, el space planning determina el acomodo físico más eficiente posible de la lista de requerimientos para tus nuevas instalaciones. Es un proceso de diseño más maduro en el que expertos en cada área definen a detalle de las características de cada espacio, materialidad, concepto de diseño, color, patrones, layouts, mobiliario, estrategia MEP, FF&E, etc. Un de sus objetivos estratégicos es obtener el máximo partido de la estructura que vas a utilizar y entender qué facilidades, distribuciones o amenidades te permitirán hacer que tus colaboradores se sientan cómodos y sean más productivos.
Además de crear distribuciones optimizadas para arrancar con proyectos de diseño más ágiles, el space planning y el test fit también sirven para decidir qué inmueble conviene más comprar o rentar, y en ocasiones las inmobiliarias los utilizan como estrategia de venta para mostrarle a sus clientes las posibilidades que ofrece una propiedad para albergar sus operaciones.
Aclarando conceptos: diferencia ente el test fit y el space planning
Aunque estos dos términos suelen ir de la mano, en realidad significan cosas diferentes. Un test fit es un diseño de planta que verifica si un espacio específico puede adaptarse a ciertas necesidades y requerimientos, por ejemplo número de estaciones de trabajo, salas de conferencias, amenidades, etc.
Al realizar este tipo de evaluación, es esencial entender a fondo las necesidades reales del cliente y considerar las expectativas de crecimiento. ¿Es el espacio suficiente para los futuros planes de expansión de la empresa?
Por su parte, el space plan ofrece una perspectiva más detallada del espacio, delimitando áreas, estableciendo rutas de circulación y especificando la disposición de muebles, accesorios y equipos móviles. Mientras que el test fit verifica si un espacio puede cumplir con ciertas necesidades, el space plan proyecta cómo se organizará y sentirá ese espacio, tomando en cuenta aspectos como la dinámica laboral, la identidad corporativa, el ambiente de trabajo, la eficiencia, los acabados interiores, los materiales, etc.
Proyecto de diseño: equilibrando funcionalidad, estética y esencia
Una vez que tenemos un test fit aprobado con una distribución lógica de las distintas áreas y la estrategia de infraestructuras, es momento de iniciar con el proyecto de diseño como tal, cuyo objetivo es optimizar aún más el uso del espacio, mejorando la funcionalidad y la estética, y asegurando que el diseño final esté alineado con las necesidades del usuario final y al mismo tiempo con la cultura organizacional y el branding o identidad corporativa del cliente.
El proyecto de diseño involucra la creación de planos detallados que no solo muestran la distribución del espacio, sino también detalles como el diseño interior, la colocación del mobiliario, los flujos y las especificaciones de los materiales.
¿Cuál es la importancia de realizar un test fit y una planificación del espacio en las primeras etapas de un proyecto?
1.- Viabilidad y funcionalidad
En primer lugar, gracias al test fit nos aseguramos de que todo lo que el cliente quiere integrar en sus nuevas instalaciones no solo “cabe”, sino que funciona en conjunto, es decir, unas áreas no canibalizan el espacio de otras, no es necesario hacer recorridos irracionales de un punto a otro, aprovechamos espacios para usos versátiles, no instalamos ingenierías incompatibles con ciertos elementos estructurales, hay total cumplimiento normativo, etc.
2.- Ahorro de tiempo y dinero en el proyecto
En algunas ocasiones, el test fit también permite entender el "stacking"; es decir, la ubicación de equipos de trabajo por bloque de acuerdo a su relación. Por ejemplo, área de finanzas junto a contabilidad y RH. Entender si el área útil que se tiene cumple con los requerimientos del cliente genera ahorros tanto monetarios como de tiempo, y una visión mucho más flexible relacionada con las adaptaciones o remodelaciones que sea necesario realizar.
Algunos indicadores clave que guían el proceso son la densidad (número de m2 útiles / No. de usuarios = m2 por usuario), el ratio de colaboración (No. de asientos de colaboración por cada lugar fijo de trabajo), el No. de espacios o unidades de servicio o soporte (áreas de impresión, guardado, soporte técnico, etc.) y las tipologías por posición o rol. Una vez que se tienen estos datos, el test fit permite responder preguntas estratégicas como:
-¿Qué edificio es más eficiente para un cliente? ¿En dónde cabe mejor su programa arquitectónico y la densidad que busca? ¿En dónde invierte mejor su dinero y aprovecha mejor cada m2?
-¿Cuántos m2 necesita de acuerdo a sus necesidades actuales (número de empleados, ratio de colaboración, amenidades requeridas, áreas de servicio, etc.)?
- ¿En qué tipologías se debe trabajar para alcanzar mayor eficiencia? ¿El cliente necesita menos oficinas privadas para aumentar la densidad, o más espacios comunes para diminuirla y aumentar el ratio de colaboración?
3.- Coherencia entre experiencia de usuario y filosofía organizacional
El space planning no solo permite integrar aspectos estéticos y funcionales del diseño, sino que también asegura que la experiencia del usuario esté alineada con la filosofía y valores de la organización. Este enfoque cohesiona la funcionalidad del espacio con la misión de la empresa, garantizando que cada elemento del diseño refuerce la identidad de la marca y promueva una cultura organizacional positiva.
4.- Sostenibilidad
El space planning es uno de los pilares más importantes en la sostenibilidad de un espacio corporativo, porque gracias a él podemos incorporar principios de diseño sostenible desde las primeras etapas, implementar soluciones innovadoras en términos de materiales y técnicas de construcción y reacondicionamiento, así como planificar estrategias para optimizar el uso de recursos y energía.
Por ejemplo, los espacios abiertos y con iluminación natural gastan mucha menos energía eléctrica, especialmente cuando los combinamos con luminarias LED automatizadas y sensores de luz natural. Tomar en cuenta la orientación del edificio también permite disminuir la necesidad de aire acondicionado mediante la eficiencia térmica.
Tendencias más importantes en el space planning corporativo
En Page no solo hacemos space planning para cumplir con los requerimientos del cliente, sino que nuestro equipo de expertos siempre busca ir más lejos y proponer soluciones más innovadoras, icónicas y versátiles.
Colaboración multidisciplinaria: la colaboración entre arquitectos, diseñadores e ingenieros, alineados con los equipos de Recursos Humanos, Finanzas, el Facilities Manager, real estate representatives y el CEO del cliente, asegura una visión holística para diseñar espacios que excedan las expectativas de todos los involucrados.
Espacios abiertos y horizontales: está comprobado que las distribuciones que reflejan una estructura organizacional menos "vertical" y con menos distinciones y divisiones que delimiten jerarquías entre directores y otros colaboradores, promueve una colaboración y comunicación más fluida entre los equipos. La tendencia es democratizar el espacio, es decir, pasar de las oficinas cerradas a los espacios abiertos con diseño centrado en el usuario, que aseguran que todos los colaboradores, independientemente de su puesto, tienen acceso a luz natural y mobiliario cómodo.
Incorporación de elementos multifuncionales: flexibilizar el espacio y utilizar elementos que sirvan para múltiples propósitos o varios usos en diferentes momentos del día, tanto funcionales como estéticos, es una tendencia en alza. Por ejemplo, un divisor de ambiente que también funcione como elemento decorativo y ofrezca soluciones de almacenamiento, o espacios de eventos que puedan ser reconfigurados para adaptarse a diferentes tipos de reuniones y actividades. El diseño que se adapta al cambio permite enfrentar los cambios corporativos de manera mucho más ágil y eficiente.
Diseño que refleje la identidad corporativa: el espacio debe ser un reflejo de los valores y la esencia de la empresa; un elemento que contribuye activamente a la cultura organizacional, el sentido de pertenencia y el bienestar del equipo. Por ejemplo, en un edificio corporativo para una empresa de análisis clínicos, podemos convertir el laboratorio en un elemento central del diseño con delimitaciones de vidrio que permitan mirar al interior.
Amenidades enfocadas en el bienestar: cada vez más empresas buscan incorporar en sus instalaciones amenidades como gimnasios, salas de wellness, play/game rooms, roof gardens, creativity rooms, salas de concentración individual, comedores, coffe stands/corners, etc., para ofrecer a sus colaboradores un ambiente de trabajo más atractivo y, al mismo tiempo, disparar la productividad.
Diseño biofílico: planear espacios que contemplen la integración de elementos naturales incrementa la sensación de bienestar de los empleados y crea ambientes visualmente atractivos y sostenibles mediante el aprovechamiento máximo de la luz natural, las vistas exteriores, jardines, plantas colgantes o muros verdes.
Adaptabilidad y resiliencia: la pandemia ha subrayado la importancia de crear espacios que sean tanto adaptables como resilientes. Los profesionales ahora abordan el test fit y la planificación del espacio con una nueva perspectiva, asegurando que este sea capaz de adaptarse a cambios operativos, tecnológicos, de cultura o de real estate y a necesidades emergentes.
Esto último incluye considerar aspectos como el distanciamiento social, las estaciones de higiene, las áreas de trabajo flexibles y colaborativas y la posibilidad de alternar entre el trabajo presencial y remoto, lo que también implica crecer o decrecer en cuanto a instalaciones físicas.
Page: space planning y Test fit que aportan mucho más valor
En Page tenemos la misión de diseñar no solo para satisfacer las necesidades actuales, sino también para anticiparnos y adaptarnos a las generaciones futuras y crear espacios que evolucionen junto con la empresa y sus equipos.
Nuestro equipo de expertos multidisciplinarios inicia cada proyecto desde una comprensión profunda de las necesidades del cliente, permitiéndole ver potenciales o áreas de oportunidad que pudieran beneficiar su modo de trabajo, así como generar ahorros importantes a corto, mediano y largo plazo, gracias a una distribución más lógica, eficiente y congruente con las características del edificio.
