El entorno de trabajo no solo es el espacio físico donde tus colaboradores realizan sus actividades, también es la caja de herramientas de tu empresa. ¿Cómo la organizas y distribuyes para que ofrezca los mejores resultados posibles? Los criterios para zonificar una oficina adecuadamente han cambiado drásticamente en los últimos años, así que si estás planeando el nuevo workplace para tu negocio, aquí encontrarás algunas ideas y datos actualizados que te serán de gran ayuda.
¿Qué está pasando con el workplace en México en 2025?
Desde una década antes de la pandemia ya se notaba una tendencia gradual a disminuir los espacios de oficina gracias al trabajo remoto, sin embargo, después de la este periodo, muchos puestos quedaron full remote o en esquema híbrido, y tan solo en CDMX se estima que uno de cada cuatro espacios de oficina quedó vacío, con el mercado de oficinas un 80% por debajo de los picos más altos de ocupación previos a la pandemia, según datos de El Financiero. Este fenómeno fue tan generalizado, que 2023 fue un año que se caracterizó por una reconversión de edificios corporativosen consultorios, viviendas o locales comerciales, entre otros.
Sin embargo, en 2024 comenzó a verse una recuperación en el sector, y para 2025 se espera un repunte cercano al 20%. Eso sí, las empresas aún están siendo cautelosas al elegir sus espacios de trabajo, y buscan adaptabilidad a largo plazo, configuración personalizable, eficiencia y optimización de costos. Por ello, la nueva ola del workplace está caracterizándose fuertemente por edificios vanguardistas de clase A+, certificaciones en sustentabilidad y una gran diversificación de la oferta gracias a la inversión en proyectos de tamaño mediano por sobre inmuebles grandes.
¿Por qué sigue siendo necesaria la oficina?
Aunque el trabajo remoto y los modelos híbridos han demostrado ser altamente funcionales, la oficina sigue desempeñando un papel clave en la productividad, la innovación y la cultura organizacional. De hecho, estudios recientes indican que la mayoría de los trabajadores considera que para maximizar su productividad personal y la de su equipo, es ideal pasar dos terceras partes de sus horas de trabajo en la oficina.
Si bien el home office ofrece flexibilidad, no siempre proporciona las condiciones ideales para la concentración y la eficiencia. Problemas como la falta de ergonomía, distracciones en casa y dificultades técnicas pueden afectar el rendimiento de los empleados. La oficina, por otro lado, puede optimizarse con espacios diseñados específicamente para cada tipo de tarea. Además, en un entorno donde la creatividad y la resolución de problemas complejos son esenciales para la competitividad, las reuniones presenciales y las sesiones de brainstorming siguen siendo insustituibles en la toma de decisiones estratégicas.
El workplace también es un reflejo de la identidad y valores de la empresa. Los colaboradores que pasan más tiempo en la oficina tienen más oportunidades para conectar con la cultura organizacional, y está comprobado que esto impacta en el compromiso, la motivación y la retención de talento a largo plazo. Asimismo, la oficina es un espacio clave para el desarrollo profesional; las conversaciones espontáneas, el mentoring y la exposición a nuevas ideas en un entorno de trabajo compartido son experiencias difíciles de replicar en el trabajo remoto.
Objetivos que hay que tomar en cuenta al momento de zonificar una oficina
Antes de zonificar un workplace, el equipo de diseño tomará en cuenta los siguientes objetivos generales y los aterrizará de acuerdo con las necesidades de cada cliente:
Balance entre privacidad y colaboración
La oficina ideal combina zonas privadas para la concentración con espacios abiertos que fomentan la interacción espontánea y el trabajo en equipo. No todos los empleados trabajan de la misma manera, por lo que es clave diseñar un entorno flexible que permita a cada persona elegir dónde y cómo desempeñar sus tareas según el momento del día.
Bienestar y ergonomía en el diseño
El bienestar de los empleados no es un lujo, sino una inversión estratégica. La zonificación también debe estar pensada para reducir el estrés visual y auditivo, priorizar la iluminación natural e incluir áreas para descanso y/o pausas activas.
Maximización de la productividad
Zonificar una oficina con un enfoque en eficiencia permite que los equipos trabajen con mayor fluidez y sin interrupciones innecesarias. La distribución estratégica de los flujos nos permite evitar cuellos de botella, o que las áreas de mayor tránsito afecten zonas de concentración.
Reducción de costos y eficiencia operativa
Administrar estratégicamente el espacio es una de las mejores formas de disminuir costos de oficina. Por ejemplo, los espacios multifuncionales pueden usarse tanto para reuniones como para trabajo individual o colaborativo, reduciendo la necesidad de metros cuadrados. Además, mientras menor necesidad exista de iluminación, ventilación y climatización artificial gracias a una distribución bioclimática inteligente, menor será el gasto energético.
Planificación para la resiliencia y seguridad
Más allá de la funcionalidad diaria, las oficinas deben estar preparadas para responder a emergencias y situaciones imprevistas o decisiones relámpago, con espacios que puedan adaptarse rápidamente a cambios como pandemias o fusiones empresariales.
¿Qué tomar en cuenta para zonificar una oficina?
El tamaño y la distribución ideales para una oficina no solo dependen del número de empleados, también de cómo trabajan, cuánto tiempo pasan en la oficina y qué tipo de espacios necesitan para desempeñar sus funciones de manera óptima. Un error común es calcular el espacio basándose únicamente en el número total de colaboradores sin considerar las dinámicas de trabajo, la densidad del espacio o la necesidad de áreas comunes.
En primer lugar, la cantidad de metros cuadrados por empleado o “densidad” puede variar significativamente dependiendo del tipo de empresa y sus objetivos. Estos son los tres niveles de densidad más comunes en oficinas:
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Baja densidad (250–500 ft² por empleado): Priorizan la privacidad y la exclusividad con espacios amplios y oficinas privadas. Es una configuración común en firmas de abogados, arquitectura y dirección ejecutiva.
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Densidad media (150–250 ft² por empleado): Diseño tradicional con una combinación de oficinas privadas, cubículos y estaciones compartidas. Es el modelo más común en empresas de distintos sectores.
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Alta densidad (80–150 ft² por empleado): Predomina el trabajo en escritorios compartidos y pocos espacios privados. Es la línea base en call centers y empresas con equipos operativos grandes.
Ahora bien, lo anterior es un criterio muy genérico, pues hay que tomar en cuenta que por lo general no todos los colaboradores requieren la misma cantidad de espacio ni trabajan en la oficina el mismo tiempo. El uso de las instalaciones varía mucho entre perfiles: hay quienes pasan el 90% del tiempo en la oficina y quienes solo asisten para reuniones puntuales.
Por ejemplo, los ejecutivos senior suelen necesitar oficinas privadas o salas de reuniones frecuentes; los desarrolladores o analistas tienen un perfil que les permite realizar la mayoría de sus tareas de forma remota, por lo que solo visitan la oficina un par de veces por semana o menos; mientras que los equipos comerciales o de atención al cliente requieren áreas para reuniones con clientes o para trabajo colaborativo constante.
Si tu empresa implementa un esquema híbrido, necesitas calcular cuántas personas estarán físicamente en la oficina en los días de mayor ocupación. Algunas preguntas esenciales para una zonificación eficiente son:
- ¿Cuántos empleados trabajan 100% presencial y cuántos tienen un esquema híbrido o remoto?
- ¿Cuántos días a la semana los empleados están en la oficina?
- ¿Se asignan días específicos de asistencia para cada equipo o los empleados eligen cuándo ir?
Como dato orientativo, empresas que han adoptado modelos híbridos con un ratio 1:2 (un escritorio por cada dos empleados) logran tasas de ocupación del 90% los días pico (martes, miércoles y jueves) y del 50% los lunes y viernes. Esto permite reducir significativamente la cantidad de espacio necesario y los costos asociados, sin afectar la funcionalidad. Una vez determinado lo anterior, el siguiente paso es establecer cuáles y cuántas serán las áreas compartidas que fomenten la interacción, la concentración y el bienestar. Algunos de los espacios a considerar incluyen:
- Salas de reuniones: para juntas estructuradas y brainstorming.
- Áreas de descanso: espacios de relajación y desconexión.
- Zonas de concentración: espacios silenciosos para tareas que requieren enfoque.
- Recepción y áreas de espera: si la oficina recibe clientes o proveedores.
- Cocina o cafetería: fundamentales para el bienestar del equipo.
Cuanto mayor sea la densidad de empleados en la oficina, mayor será la necesidad de espacios comunes funcionales, pero esto también depende mucho de la cultura organizacional. Por ejemplo, de acuerdo con la Calculadora de Workplace de Page, una empresa de cien empleados con enfoque en diversificar la colaboración requiere 1200 m², donde el 50% se destina a áreas de colaboración, cultura y bienestar. En cambio, una empresa con el mismo número de empleados con alto enfoque en desarrollar la cultura organizacional y la innovación, requiere 1600 m², donde por lo menos el 60% del espacio se destina a áreas comunes y de wellness.
Finalmente, no solo es importante dimensionar el espacio para el presente, también prever el crecimiento de la empresa en los próximos años. Antes de elegir una oficina, responde estas preguntas:
- ¿Cuántos empleados planeas contratar en los próximos 3-5 años?
- ¿Tu empresa crecerá en equipos que requieren espacio fijo o en perfiles híbridos/remotos?
- ¿La oficina puede adaptarse a una mayor ocupación sin necesidad de una mudanza inmediata?
Zonificar con visión de futuro evita la necesidad de relocalizarse antes de lo previsto y permite diseñar un workplace flexible y adaptable.
Page: planificando y zonificando oficinas con visión hacia el futuro
En Page, entendemos que el diseño de oficinas no es solo una cuestión de metros cuadrados y escritorios, sino una herramienta estratégica para potenciar la cultura organizacional, la eficiencia operativa y el bienestar de tus colaboradores. Por eso, cada uno de nuestros proyectos comienza con una planificación detallada que nos permite conocer en profundidad las necesidades y objetivos de nuestros clientes. Antes de proponer cualquier solución, llevamos a cabo una Sesión de Visión en la que analizamos:
- La identidad de la empresa: misión, valores y objetivos estratégicos.
- El impacto del espacio de trabajo en clientes, colaboradores y operaciones.
- Las necesidades de los empleados en términos de colaboración, concentración y bienestar.
- Los flujos de trabajo y la interacción entre diferentes equipos y departamentos.
- Los requerimientos específicos de seguridad, accesibilidad y tecnología.
A partir de esta exploración, generamos diversas opciones de zonificación que combinan innovación, funcionalidad y visión a largo plazo, con espacios de trabajo y entornos dinámicos y eficientes. ¡Contáctanos! En Page estamos listos para ayudarte a diseñar un espacio que impulse la productividad, el talento y el bienestar.
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